Адаптация новых сотрудников онлайн
Собеседование онлайн, совещания онлайн, неформальное общение с коллегами — тоже онлайн. Новым сотрудникам в этой виртуальной реальности бывает непросто. Специально для The Future Issue Юлия Выдолоб поговорила о будущем офисов с Ильей Осколковым-Ценципером. А Полина Крюкова поговорила со специалистами, сменившими работу за время пандемии, и руководителями компаний — о том, как на наших глазах возникают новые правила корпоративной культуры.
Туризм, фитнес, салоны красоты, искусство и масс-медиа — по данным службы исследований рынка труда HeadHunter, эти сферы больше других пострадали во время пандемии. При этом, как показывает исследование, с февраля по октябрь 2020-го спрос на вакансии в этих профессиональных сферах упал не больше, чем на 8%. Да и в целом по сравнению с кризисами 2008 и 2014 годов рынок труда штормит не так сильно. Тем не менее менять работу во время пандемии решались немногие — и в основном по необходимости. Это могли быть как сокращения (согласно исследованию HR Worki, только за период весеннего карантина более 16% компаний «порезали» штат), так и ухудшившиеся условия (по тем же данным, 20% компаний сократили зарплаты).
Найти новую работу во время карантина оказалось вдвойне непросто: онлайн-форматы коммуникации только «обкатывались» и еще не были отработаны. Собеседование — по видеосвязи, знакомство с коллегами и решение рабочих вопросов — в мессенджерах — все это было в новинку как для руководителей, так и для сотрудников. Период адаптации новых кадров проходил иначе, чем в доковидные времена. Но, судя по прогнозам экспертов, этот опыт рабочего взаимодействия — без возможности живого общения — в будущем нам всем очень пригодится.
w
Стартовый набор
e
Обычно в крупных компаниях за адаптацию нового сотрудника отвечают сразу несколько человек. HR-директор рекламно-коммуникационной группы BBDO Анастасия Алехина перечисляет: «Кроме HR-специалиста и руководителя к новому сотруднику также приставляется buddy — неформальный наставник-проводник из числа коллег». По словам Анастасии, HR должен помочь с организацией рабочего места, предоставить новичку всю необходимую технику, встретить его в первый рабочий день, помочь с документами, проводить к месту работы и познакомить с коллегами. Задача менеджера — объяснить новому сотруднику все процессы и поставить задачи, а назначение наставника из числа коллег поможет ему быстрее влиться в коллектив. «Основная цель со стороны компании — максимально упростить вход новичка, а задача новичка — запомнить и эффективно перенести на практику все то, что ему говорят или присылают на изучение», — объясняет Александр Васильев, старший партнер по персоналу Farfetch.
Сегодня эти процессы усложняются — все встречи и звонки, знакомство и обучение проводятся онлайн. Екатерина Колдаева, специалист по бренд-коммуникациям Coty Luxury Group, вышла на работу 11 марта — за несколько дней до полного локдауна: «Я пробыла в офисе всего два дня. Это уже хорошо — я смогла увидеться хотя бы со своей командой, но в компании по-прежнему много людей, с которыми я не знакома». По словам Екатерины, главной сложностью в адаптации стало знакомство с новыми рабочими задачами: «Я пришла в парфюмерный бизнес впервые, до этого я не сталкивалась с такого рода продуктом, мне было тяжело в него вникнуть. Знакомство с продуктом обычно происходит во время онбординга — обучения с тренинг-менеджером, который дает послушать все ароматы и подробно рассказывает о них. У меня это протекало онлайн». Екатерина просила присылать ароматы домой — чтобы знать, о каких «нотках замши и амбры» рассказывает менеджер на онлайн-тренинге.
l
c
o
m
e
Чтобы облегчить новичку и так непростые первые дни работы, в больших компаниях готовятся заранее — важно сделать так, чтобы новый кадр не думал об административных и организационных вопросах и спокойно перенес период привыкания. «В первый рабочий день к сотруднику Farfetch приезжает курьер с полным комплектом для рабочего места, документами на подпись и welcome-pack, в который входит брендированное худи из переработанных материалов, ежедневник, термокружка и разные приятные мелочи. В первые дни работы сотрудник должен пройти несколько блоков обучения, состоящих из видеозвонков и онлайн-курсов. Из них он узнает о том, как устроены ключевые процессы, получит информацию о политике компании, истории, бизнес-планах и стратегиях, партнерах, используемых приложениях и так далее», — рассказывает Александр Васильев.
В BBDO процесс устроен таким же образом. Новичок получает welcome kit с информацией, которая помогает ему разобраться, как организованы основные процессы — от заказа канцелярии и такси до тренингов от Omnicom (глобальное объединение, куда входит BBDO Worldwide), а также приглашение на HR introduction — специальную встречу, на которой HR рассказывает ему об истории группы BBDO в России и в мире и о ценностях компании.
Онлайн-встречи «у кулера»
Далеко не во всех организациях есть специальные HR-отделы. В небольших компаниях ресурсы на адаптацию новых сотрудников приходится находить не только менеджерам и коллегам, но и самим новичкам. «Главное — не бойтесь задавать уточняющие вопросы и тем более не думайте, что ваши вопросы „глупые“. Лучше уж переспросить, чем совершить ошибку и потом переделывать», — уверена Любовь Карась, которая с мая этого года занимает позицию редактора сайта «Теории и практики». Впервые увидеть своих коллег вживую она смогла только в августе, но, по ее словам, эта личная встреча не сильно повлияла на рабочие процессы — они за три месяца были уже налажены. Зато живое общение способствовало тому, чтобы узнать своих коллег с новой стороны — какие они за пределами «кабинетов»?
Большая часть адаптации сотрудников к новому рабочему месту и новой команде происходит именно во время неформальных разговоров — так называемых «бесед у кофейного автомата» (casual meetings round the coffee machine) и «болтовни у кулера» (watercooler talk). При работе из дома мы лишаемся возможности столкнуться с коллегами в коридорах и завязать смол-ток — ни к чему не обязывающий, но такой важный для формирования здоровой обстановки на работе элемент общения. Современным компаниям приходится искать выход из ситуации и создавать неформальные связи онлайн. «Я предпочитаю дружеское и неформальное общение в рабочих чатах, часто использую стикеры, чтобы разрядить атмосферу. Всем тяжело в этом году, надо подбадривать и веселить свою команду. Кто, если не я, отправит всем смешную гифку, когда рабочий чат не замолкает до 11 вечера», — говорит Александра Качурина, директор отдела спецпроектов коммуникационного агентства Lunar Hare.
Специалисту по бренд-коммуникациям в Coty Luxury Group Екатерине Колдаевой это неформальное общение с коллегами тоже очень помогало: «У меня дома кресло, на котором я сижу во время видеосозвонов, стоит у шкафа с кубками, и коллеги меня раньше часто спрашивали, что это за кубки. Я начинала долго рассказывать, что у меня спортивное прошлое, что я фигуристка. Я считаю, если хочется рассказать что-то, что не связано с работой, надо рассказывать. Сейчас всем надо быть более открытыми». Да и HR-специалисты в один голос советуют: чаще спрашивайте коллег, как у них дела, как прошли выходные, как настроение — это самый простой способ создать здоровую рабочую среду и поддержать ментальное здоровье сотрудников.
online
Из более сложных методов — предоставление корпоративных услуг психологов и организация специальных тимбилдинговых мероприятий. В Farfetch во время дистанционной работы появились Farfetch communities — специальные сообщества сотрудников по интересам. «Например, „работающие родители“, в которых коллеги с детьми обсуждают, как лучше совмещать работу и воспитание, а также всех сотрудников подключили к специальной платформе по управлению ментальным здоровьем Unmind, где можно проходить регулярные чек-апы и делать упражнения на снятие стресса», — делится Александр Васильев. А Анастасия Алехина советует проводить онлайн-мероприятия: вечеринку-знакомство, кулинарный мастер-класс, вечер кино или книжный клуб — «иными словами, используйте сервисы видеоконференций не только для работы». А если есть возможность встретиться на кофе хотя бы раз в месяц и пообщаться вживую — этим обязательно стоит воспользоваться.
Как обеспечить комфортную адаптацию новых сотрудников в режиме онлайн?
Советы руководителям:
Советы сотрудникам:
Попросите своего менеджера отправить всей команде письмо, что вы к ней присоединились. В нем попросите уточнить, что вы будете рады пообщаться по видеосвязи, чтобы познакомиться с коллективом — и, если потребуется, отдельными сотрудниками. Это поможет настроиться на доброжелательное и эффективное общение.
Будьте проактивны. Постарайтесь понять ожидания вашего менеджера, особенно если изначально работа не задумывалась как удаленная. Поскольку вы не будете находиться в одном офисном пространстве и у вас не будет возможности получить моментальный ответ и скорректировать свое рабочее поведение, обязательно уточняйте детали ваших задач: когда должны быть результаты и в каком формате ваш руководитель хотел бы их видеть.
Держите организационную схему компании под рукой во время видеоконференций в течение первых нескольких недель. Это поможет быстрее начать ориентироваться в рабочих процессах, о которых говорят коллеги. А также выписывайте имена коллег, вместо того чтобы запоминать их. Так вы быстрее начнете ориентироваться, кто есть кто.
Не бойтесь звонков. Если вы недопоняли друг друга в переписке, можете созвониться на 15 минут. Главное — не оставлять пробелов в коммуникации. Если вам некомфортно, скажите об этом сразу, а не копите в себе. Любая проблема решаема.
Постарайтесь найти родственную душу среди коллег. Если сейчас вы и не можете вместе сходить на перерыв за любимым латте с куркумой, это не означает, что в новой команде у вас нет единомышленников.
Проработайте подробный план «жизненного цикла» сотрудника как минимум на первые две недели. Большая часть организационных вопросов должна быть решена уже к концу первого рабочего дня.
Сделайте общую презентацию про компанию и жизнь внутри нее — информация должна быть структурированная и честная.
Сразу добавьте новичка во все нужные ему рабочие чаты и вовлекайте во все обсуждения. Так он почувствует себя частью коллектива и быстрее войдет в курс дела, даже если поначалу сам участвовать в дискуссиях не будет.
Внимательно отнеситесь к выбору наставника для новичка. Нет ничего хуже, чем если на обучении новый сотрудник услышит: «Ты так не должен делать ни в коем случае, но я так делаю».
Обязательно привлекайте к работе с новым сотрудником старшего менеджера. Это простой способ заставить новичков почувствовать, что их уважают и ценят.
Созванивайтесь и просто спрашивайте: «Как дела?» и «Чем я могу помочь?» Регулярное общение с линейным менеджером очень важно. Ежедневно списывайтесь или созванивайтесь с новичком и давайте обратную связь о его работе в случае необходимости.
