15 правил онлайн-совещаний

ТЕКСТ: 

Оля Полищук, Ирина Баранова

The Blueprint вместе со своими читателями продолжает разбираться в правилах новой жизни. С вопросами о том, как правильно устраивать онлайн-конференции с командой, редакция обратилась к командному коучу Оле Полищук и HR-специалисту Ирине Барановой. Справедливости ради заметим, что сама команда The Blueprint старается наряжаться на звонки каждое утро и никогда не забывает о прическе.

?

1. Поймите заранее, нужна ли встреча

Принципы удаленной работы предполагают, что все встречи документируются и проводятся только тогда, когда мы действительно не можем решить вопрос иначе. Приоритет отдается асинхронной коммуникации, которая позволяет включить всех участников. Можно ли решить вопрос, обсудив его в чате, письмом с основными мыслями или общим файлом с идеями? Если встреча все-таки нужна, то определите заранее ее повестку и что вы хотите обсудить, так у людей будут одинаковые ожидания и подготовка. Например, «обсуждаем идеи из файла x и выбираем ключевые».

?

2. Обговорите заранее: вы созваниваетесь с видео или только аудио?

Многие люди критически к себе настроены, для кого-то видеть себя в экране — это напряжение. И лучше знать о правилах заранее, чтобы подготовиться. Либо все общаются с камерами, либо только на аудио. Когда люди сами начинают выбирать, включать им камеру или нет, это создает ощущение недоверия. Из группы уходит энергия, и не всегда понятно, включены ли люди в разговор.

?‍?

3. Концентрируйтесь на том, о чем встреча, а не на том, как вы выглядите

Выпишите тезисы, приготовьте материалы, определите, с чем хотите выйти с такого совещания. Это сделает созвон продуктивным. По данным исследования видеосервиса для конференций Highfive, 34% тратят больше времени на приготовление своего внешнего вида и совсем не думают о том, что будут представлять на встрече.

?

4. В любом случае вам поможет нейтральный дресс-код

Лучше всегда придерживаться простого правила: белая, черная или любая другая однотонная футболка или рубашка.

?

5. Избегайте дверей

Не хотите неожиданностей в экране, тогда не сидите с видом на дверь, угол или пространство, из которого может выйти ваш голый партнер или сосед. Спиной в стену — это новый черный. Поэтому заранее проверяйте ваш фон и не забывайте, что в Zoom можно сделать не только фон, но Touch-Up-My-Appearance" target="_blank" rel="nofollow noreferrer">блер вокруг себя.

?‍?

6. Поставьте в профиль свое фото

Так даже при выключенном видео вы сможете создать эффект присутствия.

✏️

7. И подпишите имя и фамилию

Для собеседников, которые не знают вас в лицо.

?

8. Оставьте мессенджеры в покое

По данным Американской ассоциации психотерапевтов, 40% продуктивности мы теряем на многозадачности. Поэтому если вы на видеоколле, то лучше поставить мессенджеры на mute или выйти из них на это время. Принципы экономики внимания заложены в основу уведомлений в приложениях. Вы посмотрели на одну секунду, среагировали на звук и уже отвлеклись от разговора. Вернуться для мозга к изначальной задаче более тяжкий труд, поэтому мы можем чувствовать себя измотанными.

✋

9. Поднимайте руку, если хотите сказать

Не начинайте просто говорить, иначе создается хаос. Для коммуникаций «не по теме» используйте внутренний чат.

?

10. Не доминируйте в коммуникации

Видеозвонок должен представлять ценность для всех участников, поэтому самый страшный грех — это театр одного актера или нескольких. Люди быстро теряют интерес и уходят в почту, чаты или свои дела.

?

11. Всегда отключайте звук, если не говорите

Это правило из новой реальности, что-то вроде диджитал-этикета карантина. Ваш шум может действительно мешать продолжать мысль другим докладчикам.

?

12. Не стесняйтесь своего пространства

Сейчас все находятся в новых условиях, и никто не ждет, что у вас будет отличный ремонт и изоляция от детей или питомцев вокруг. Если в камеру залез ребенок, лучше объяснить ему, что вы работаете с другими «дядями и тетями», а не шыкать, переживать и извиняться после.

?

13. Делайте заметки на бумаге или в другом девайсе

Так вы разовьете навык активного слушания и будете больше участвовать в разговоре, даже если ничего не говорите. И сможете быстрее переходить от слов к делу. Можно записывать вопросы, идеи, которые у вас появились, или то, что вы хотите уточнить.

⏰

14. Следите за временем

Длительность встречи в бесплатной версии Zoom не зря ограничена 40 минутами. Даже если вы используете оплаченную версию, старайтесь не мучить людей дольше часа.

?

15. Чужая конференция — это как чужая свадьба

Быстро и без объяснений уходите, если зашли случайно не туда.