— коммуникация в офисе, работа с входящей и исходящей корреспонденцией:
• пропуск и встреча посетителей;
• прием входящих городских звонков и сообщений на общую почту;
• отправка и прием корреспонденции (в офисе, по извещению на почте и пр.), передача корреспонденции адресатам;
• помощь в организации офисных встреч и конференций (обзвон, закупка необходимого оборудования и продуктов).
— контроль технического обслуживания офиса и коммуникация с техническими службами, а также с представителями собственника по вопросам обслуживания:
• пожарная сигнализация;
• обеспечение системы электронных пропусков, учет и выпуск новых;
• решение вопросов с коммунальными службами: техники, электрики, водопроводчики и пр.;
• организация необходимых мелких ремонтных работ в офисе и устранения дефектов;
• контроль качества и своевременности уборки офиса.
• ежегодная организация работ по мойке окон, чистке мебели и коврового покрытия.
— соблюдение правил, порядка и чистоты в офисе:
• подготовленные к работе переговорные;
• чистые убранные столы сотрудников и комнаты;
• чистая, убранная посуда сотрудников, общая посуда, посуда для гостей;
• чай/кофе, чистая посуда и кабинет для главных редакторов;
чистая кухня и су;
• исправная техника на кухнях, инспекция и очистка холодильников;
• организация вывоза мусора, сдача макулатуры;
• уход за растениями в офисе;
• контроль смены фильтров для очистки питьевой воды;
• чистота и организация смены ковров на вход;
• ежегодная химчистка и мытье окон.
— обеспечение (контроль и закупка) всем необходимым для бесперебойного функционирования офиса.
— ведение документооборота с подрядчиками и поставщиками необходимых услуг и товаров для офиса;
— распределение офисного тиража, пополнение архива;
— ведение регистрации и исполнение правил Роспотребнадзора;
— сканирование и печать документов, печать визиток.